System ERP to za mało
Firmę Tauron Wydobycie tworzą dwa zakłady wydobywcze węgla kamiennego – Zakład Górniczy Sobieski w Jaworznie i Zakład Górniczy Janina w Libiążu. Ich roczne wydobycie węgla sięga 5 mln ton. Węgiel jest sprzedawany w ramach Grupy Tauron, a także w sieci dilerskiej innym odbiorcom – w systemie awizacji, za gotówkę i na talony (dla pracowników i emerytów). Tauron Wydobycie zajmuje się również sprzedażą kruszyw i ich mieszanek.
Elastyczny i uniwersalny
W 2010 roku podjęto decyzję o wdrożeniu zaawansowanego technologicznie systemu klasy ERP wraz z platformą integracyjną zapewniającą świadczenie usług IT w architekturze SOA. Celem zastosowania architektury zorientowanej na usługi (Service Oriented Architecture – SOA) było zachowanie elastyczności rozwiązania. Liczono się z potrzebą zarządzania procesami biznesowymi w warunkach dużej dynamiki zmian oraz integracji systemów w ramach grupy kapitałowej. Aby zachować swobodę w doborze dostawcy usług IT zdecydowano się na system ERP, na bazie którego usługi IT może świadczyć wiele różnych firm. W ramach przetargu wybrano firmę Asseco, która zaoferowała stworzenie aplikacji kompozytowych odpowiednich dla specyficznych procesów, nieobsługiwanych standardowo przez systemy ERP.
Pierwszy etap projektu objął wdrożenie funkcjonalności wspierających planowanie produkcji, obsługę sprzedaży i ekspedycję, w tym procesy związane z przeróbką i magazynowaniem węgla na składach wewnętrznych i zewnętrznych. Punktem wyjścia stała się mapa procesów biznesowych opracowana przez Tauron Wydobycie. W toku projektu została ona uzupełniona o procesy wynikające z zastąpienia mechanicznych węglowych wag wagonowych elektronicznymi, a także z uruchomienia sprzedaży granulatu węglowego oraz odpadów górniczych. Na podstawie zweryfikowanej i uzupełnionej mapy procesów zdefiniowano usługi aplikacyjne oraz określono role użytkowników systemu.
Aplikacje dodatkowe
Ze względu na specyfikę branżową Asseco Poland opracowało kilkadziesiąt rozwiązań funkcjonalnych dostosowujących system ERP do potrzeb Tauron Wydobycie. Jedno z nich służy do harmonogramowania wysyłek w powiązaniu z procesem awizowania i generowania zleceń sprzedażowych. Jest podstawowym narzędziem komunikacji i koordynacji działań operacyjnych. Inna aplikacja wspomaga pracę ochrony i system przepustek dla pojazdów wjeżdżających na teren zakładu a jednocześnie pozwala na kolejkowanie pojazdów w Punkcie Obsługi Klienta (POK) w oparciu m.in. o awizację. Kierujący są powiadamiani o możliwości wjechania do załadunku za pomocą tablicy świetlnej, a także wiadomości SMS.
Także weryfikacja klienta odbywa się przy wykorzystaniu autorskiej aplikacji Asseco przygotowanej ściśle według oczekiwań Tauron Wydobycie. Aplikacja działa w pełnej integracji z systemem księgowo-finansowym, który dostarcza kompletu informacji rozrachunkowych m.in. o wykonanych płatnościach,, należnościach ( w tym przeterminowanych), zaliczkach itd. Narzędzie to pozwala podejmować decyzje w oparciu o status relacji finansowych z klientem, określany na podstawie zdarzeń gospodarczych i operacji finansowych.
Portal dilerski to kolejna aplikacja przygotowana przez Asseco. Służy do obsługi hurtowej sprzedaży węgla pośrednikom. Pozwala dilerom generować zamówienia w oparciu o wcześniej zawarte umowy, opatrywać je podpisem elektronicznym kwalifikowanym, administrować swoimi danymi, wprowadzać dane o awizacjach i zapotrzebowaniach kolejowych, przeglądać informacji o umowach, fakturach czy dostępnych produktach.
Kontrola wysyłek
Jedną z kluczowych funkcjonalności wykonanych przez Asseco jest wielowarstwowa aplikacja wagowa dostosowana do współpracy z różnymi rodzajami wag. Wydobywany węgiel kamienny ważony jest na różnych wagach: miałowej, drobnicowej, dynamicznej taśmowej, a także na wadze taśmowej, którą odbywa się wysyłka towaru do Zakładu Ciepłowniczego w Libiążu należącego do Nadwiślańskiej Spółki Energetycznej. Stanowisko wagowe obsługuje aplet JAVA zintegrowany z systemem ERP i serwerem wagowym, który steruje pracą załadunkową. Serwer wagowy kontroluje też obieg dokumentów w powiązaniu z danymi przygotowanymi w aplikacji do obsługi Punktu Obsługi Klienta. Dodatkowo aplikacja jest zintegrowana z barierami obrysowymi i kamerami kontrolnymi wykonującymi zdjęcia samochodów z węglem w celu monitorowania pozycjonowania pojazdu na wadze, co jest warunkiem prawidłowego ustalenia ilości wywożonego węgla .
Kolejna aplikacja wspiera wysyłki transportem kolejowym, który wymaga odrębnych dokumentów wywozowych, formowania pociągów, ewidencji ważeń kontrolnych, zmiany numeru wagonu czy też indeksu sortymentu. Obsługuje on 8 wag wagonowych zlokalizowanych w obydwu zakładach. Aplikacja umożliwia zablokowanie załadunku, a także jest integrowana z barierami obrysowymi i kamerami weryfikującymi poziom załadunku – zdjęcia są archiwizowane w systemie.
Niuanse produkcyjne
Wzbogacanie i przeróbka węgla jest procesem obsługiwanym w większości poprzez standardowe funkcjonalności systemu ERP, które zostały uzupełnione przez Asseco o narzędzie portalowe, w tym przypadku pulpit do planowania produkcji. Z kolei analiza jakości węgla odbywa się z wykorzystaniem kilkunastu przygotowanych przez Asseco raportów i formularzy oraz procedury zamykania partii kontrolnej opracowanej specjalnie dla Tauronu.
Obsługa kruszyw to szereg procesów analogicznych do sprzedaży węgla, mających jednak swoją specyfikę, która powoduje że aplikacje są znacznie bardziej złożone. Po pierwsze niezbędna jest dodatkowa funkcjonalność pozwalająca planować produkcję mieszanek kruszyw zgodnie z zadaną recepturą. Specyfika produktu powoduje też, że inaczej funkcjonuje aplikacja do obsługi klienta, ochrony oraz wag /kruszywa można sprzedawać także wg obmiaru/. Podobne różnice występują w przypadku odpadów, które dodatkową mogą być wysyłane do klientów na zagospodarowanie własne, nie tylko jako sprzedaż.
Integracja i złożoność
Poza systemem transakcyjnym zdecydowano się na wykorzystanie portalu oraz hurtowni danych. Uruchomiono też system do zarządzania obiegiem dokumentów z Content Serverem oraz elementami Workflow, które pozwala na pełną ewidencję i dystrybucję dokumentów wchodzących i wychodzących w poszczególnych jednostkach Tauron Wydobycie. Jednak kluczową rolę w projekcie odegrały kompetencje Asseco w zakresie tworzenia rozwiązań scalających sprzęt i środowisko systemowe.
– W sferze technologii do celów integracyjnych wykorzystana została szyna integracyjna pracująca w trybie zdarzeniowym. Uzyskaliśmy dzięki temu wysoki stopień elastyczności interfejsów i możliwość łatwego zarządzania nimi – mówi Sylwester Nowak, kierownik projektu po stronie Asseco Poland.
O złożoności systemu od strony integracyjnej może świadczyć lista interfejsów, ale w przypadku tego wdrożenia warto przytoczyć rzeczywistą liczbę strumieni przepływów danych, których jest niemal 50 tylko pomiędzy systemem ERP a aplikacją finansowo-księgową. Ponadto aplikacja ERP została zintegrowana z automatyką przemysłową, a także drukarkami fiskalnymi, systemem kadrowo-płacowym, apletami aplikacji wagowej, tablicą świetlną i systemem do komunikacji z kierowcami za pomocą komunikatów SMS.
Korzyści
Wdrożenie systemu ERP dostosowanego do specyfiki firmy wydobywczej, a zwłaszcza do procesów biznesowych, pozwoliło na podniesienie jakości obsługi klienta, usprawnienia procesu planowania produkcji oraz zarządzania wydobyciem, racjonalizację obiegu informacji oraz danych wprowadzanych, jak i generowanych przez system. Osiągnięto to dzięki zapewnieniu bieżącego dostępu do informacji w obu kopalniach, wprowadzeniu jednolitego formatu formularzy oraz raportów generowanych przez system, a także jednolitego formatu dostępnej informacji. Stworzenie centralnej bazy danych obejmującej wszystkie działy związane ze sprzedażą umożliwiło całkowitą integrację danych w ramach jednego systemu. Zdarzenia gospodarcze są ewidencjonowane w miejscu ich powstawania a dane o nich dostępne na odpowiednich stanowiskach operacyjnych. Dzięki temu informacje służące do podejmowania decyzji na wszystkich szczeblach zarządzania są lepszej jakości, pełniejsze i szybciej dostępne.
