Wybierz region
pl
Centrum kompetencyjne

Zarządzanie dokumentami i procesami biznesowymi

Oferujemy produkty oraz usługi IT w zakresie zarządzania dokumentami (Enterprise Content Management) i procesami biznesowymi (Business Process Management).


W szczególności specjalizujemy się we wdrożeniach systemów w obszarach takich jak:

  • procesy akceptacji zamówień i faktur kosztowych
  • procesy kancelaryjne i zarządzania sprawami
  • procesy wyboru kontrahenta
  • procesy obsługi klienta
  • zarządzanie dokumentacją i procesami HR
  • zarządzanie kontraktami (Contract Management)
  • archiwizacja SAP (SAP Archiving)
  • archiwizacja poczty elektronicznej (Email Archiving)
  • zarządzanie dokumentacją techniczną
  • masowa archiwizacji obrazów dokumentów (High-volume Imaging)
  • zarządzanie treścią dla portali internetowych i systemy wspierające e-marketing (Web Content Management, Web Experience Management)

W naszych rozwiązaniach wykorzystujemy następujące produkty i komponenty:  IBM FileNet,  EMC Documentum,  Alfresco,  Kofax,  Ephesoft.

Rozwiązania w obszarze ECM/BPM

Jakie problemy rozwiązuje?

 Podpisywane kontrakty są niekorzystne lub nie uzyskały odpowiedniej akceptacji wewnątrz organizacji

System zawiera ustandaryzowane procesy inicjacji, redagowania, akceptacji, podpisywania i deaktywacji kontraktu. Monitorowanie wybranych parametrów kontraktu (np. wysokości kar) pozwala na monitorowanie poziomu ryzyka związanego z zawieranymi kontraktami poprzez: raportowanie o kontraktach które nie spełniają zdefiniowanych standardów, wysyłanie alertów dot. kontraktów o niestandardowych parametrach, możliwość zdefiniowania specjalnych procesów akceptacji dla kontraktów które nie spełniają korporacyjnych kryteriów dla parametrów kontraktu.

  Długi czas podpisywania kontraktów

System udostępnia moduł zarządzania procesami akceptacji kontraktów oraz mechanizmy wspierające identyfikację czy podpisywane wersje papierowe kontraktów są tożsame z ich elektronicznymi odpowiednikami. Moduł zarządzania procesami pozwala na monitorowanie stanu procesu akceptacji, wysyłanie przypomnień i uruchamianie automatycznych eskalacji.

  Podpisywane umowy ramowe są nie wykorzystywane wewnątrz organizacji

Odpowiednia klasyfikacja kontraktów w repozytorium pozwala na szybkie odnalezienie aktywnych kontraktów obowiązujących z kontrahentami, dotyczących interesujących użytkownika obszarów.

  Organizacja ponosi koszty kar i sankcji ze względu na brak śledzenia zobowiązań kontraktowych

Rozwiązanie pozwala na zdefiniowanie zdarzeń biznesowych, kamieni milowych i innych zdarzeń które w cyklu życia kontraktu powinny być monitorowane. Zdarzenia te będą w takim przypadku przez BOS monitorowane, zbliżające się terminy alertowane, a w przypadku przekroczenia zdefiniowanych terminów - eskalowane do menadżerów odpowiednich szczebli.

  Organizacja nie wykorzystuje w pełni praw wynikających z podpisanych kontraktów

System za pomocą mechanizmu monitorowania zdarzeń biznesowych pozwala na zdefiniowanie praw i możliwości wynikających z kontraktu, których realizacja będzie śledzona i wymuszana podczas całego cyklu życia kontraktu.

  Ochrona dokumentu kontraktu

System wykorzystując światowej klasy repozytorium dokumentów, pozwala na digitalizację, klasyfikację i udostępnianie zgodnie z ustalonymi regułami bezpieczeństwa dokumentu kontraktu, umożliwiając jednocześnie składowanie oryginału (dokumentu papierowego) w bezpiecznym archiwum.

 


 

Czym jest Asseco Contract Management

 

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Repozytorium dokumentów elektronicznych prekonfigurowane do obsługi kontraktów.

SYSTEM OBSŁUGI PROCESÓW BIZNESOWYCH

System klasy Business Process Management (BPM) z kompletnym zestawem predefiniowanych procesów binzesowych, związanych z obsługą cyklu życia kontraktów, implementujący najlepsze praktyki i doświadczenia Asseco Poland.

APLIKACJE ZASILANIA REPOZYTORIUM

Zestaw aplikacji do skanowania jednostkowego (Asseco WebScan) i masowego (Asseco DocScan) – dostosowane do potrzeb obszaru zarządzania kontraktami.

Jakie problemy rozwiązuje?

  Brak odpowiedniego zabezpieczenia dokumentacji HR

Przepisy prawa pracy nakładają na pracodawcę obowiązek prowadzenia dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników. Dodatkowo pracodawcy mają obowiązek przechowywania takiej dokumentacji i akt osobowych pracowników w warunkach niegrożących uszkodzeniem lub zniszczeniem.

  Nieuporządkowane archiwa HR

Akta osobowe zakładane są przez pracodawcę dla każdego pracownika oddzielnie i powinny być prowadzone według instrukcji zawartych w rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 28 maja 1996 r. w sprawie zakresu prowadzenia przez pracodawców dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz sposobu prowadzenia akt osobowych pracownika (Dz.U. nr 62, poz. 286 ze zm.) Przy kompletowaniu dokumentów pracownika należy pamiętać o regule chronologii, podziale na części A, B i C oraz numeracji poszczególnych dokumentów.

 

Korzyści z wdrożenia

 

dla organizacji

  • możliwość zcentralizowania działów HR i archiwów (w przypadku firm wielooddziałowych) – poprzez odmiejscowienie dostępu do dokumentów
  • możliwość outsourcowania składowania oryginałów dokumentacji kadrowej
  • zaawansowane zarządzanie bezpieczeństwem dostępu – system udostępnia dokumentację pracowniczą zgodnie z rozbudowanym systemem uprawnień systemu SAP
  • minimalizacja ryzyka utraty dokumentacji pracowniczej

dla pracowników HR

  • sprawny dostęp do dokumentacji pracowniczej – nieefektywna i czasochłonna praca z dokumentem papierowym zostaje zastąpiona elektronicznym obrazem dokumentu
  • wsparcie procesu skanowania – poprzez pełną integrację BOS z systemem SAP HCM
  • intuicyjny interfejs – prezentacja struktury teczki pracownika zgodnie z obowiązującymi przepisami
  • możliwość archiwizacji dokumentów kadrowych nie związanych z systemem SAP

dla kadry zarządczej

  • monitorowanie certyfikatów, badań i uprawnień – system pozwala na przegląd dokumentów kwalifikujących pracowników do wykonywania określonych prac takich jak np. prace na wysokościach, prace z wykorzystaniem specjalizowanego sprzętu, itp.

dla pracowników

  • swobodny dostęp do własnej teczki – za pomocą systemu BOS pracownicy uzyskują dostęp do swojej teczki bez potrzeby angażowania do tego celu służb HR.

 

Co wyróżnia Asseco HR Documents?

 

  Silna integracja z SAP HR

BOS for HR Documents rozszerza moduł SAP HR o funkcjonalności związane z zarządzaniem dokumentacją pracowniczą. Pracownik działu HR pracuje przy wykorzystaniu interfejsu SAP i nie musi się uczyć obsługi kolejnej aplikacji.

  Łatwość i szybkość wdrożenia

Wykorzystanie istniejących interfejsów SAP oraz sprawdzonych komponentów składowych rozwiązania powoduje, że wdrożenie jest szybkie w realizacji i nie obciążone ryzykiem związanym z wprowadzeniem istotnej zmiany w organizacji.

  Możliwość wykorzystania istniejącego repozytorium dokumentów

W standardowej konfiguracji BOS for HR Documents jest oferowane z własnym repozytorium. W przypadku gdy w organizacji istnieje już wdrożone repozytorium – takie jak np. Microsoft SharePoint, IBM FileNet, czy EMC Documentum – BOS jest w stanie użyć istniejącego w organizacji repozytorium, dzięki zastosowaniu interfejsu CMIS.

 


 

Czym jest Asseco HR Documents

 

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Repozytorium dokumentów elektronicznych prekonfigurowane do obsługi dokumentów HR wraz z certyfikowanym konektorem do SAP.

SYSTEM OBSŁUGI PROCESÓW BIZNESOWYCH

System klasy Business Process Management (BPM) z kompletnym zestawem predefiniowanych procesów binzesowych, implementujący najlepsze praktyki i doświadczenia Asseco Poland.

APLIKACJE ZASILANIA REPOZYTORIUM

Aplikacja Asseco DocSkan do skanowania masowego – dostosowana do potrzeb obszaru HR.

Jakie problemy rozwiązuje?

 Problemy z akceptacją wniosku delegacyjnego

Procedury realizacji wniosków o wyjazd służbowy (szczególnie w przypadku połączenia z zaliczką na wyjazd) często bywają nieefektywne. Prowadzi to niejednokrotnie do braku akceptacji delegacji przed jej rozpoczęciem i związanych z tym problemów z wypłatą zaliczki. Skutkiem tego może być niepewność i frustracja delegowanych pracowników.

  Problemy z rozliczeniami delegacji

Czas potrzebny rozliczenie pojedynczego wyjazdu służbowego przez wszystkie zaangażowane osoby, sięga aż dwóch godzin! Terminowość rozliczeń oraz ich spójność często pozostawiają sporo do życzenia.

  Brak dostępnych analiz kosztów wyjazdów służbowych

Sporządzenie raportów analitycznych i syntetycznych dotyczących kosztów delegacji za zeszły rok czy kwartał, jest żmudne i pracochłonne.

  Brak odpowiedniej ochrony dokumentów związanych z delegacjami

Dokumenty kosztowe, związane z rozliczeniem podróży służbowych, muszą być przechowywane przez zadany okres czasu i podlegać w tym czasie ochronie.

 


 

Czym jest Asseco Business Travel

 

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Repozytorium dokumentów elektronicznych prekonfigurowane do  obsługi podróży służbowych.

SYSTEM OBSŁUGI PROCESÓW BIZNESOWYCH

System klasy Business Process Management (BPM) z kompletnym zestawem predefiniowanych procesów binzesowych, związanych z obsługą wyjazdów służbowych, implementujący najlepsze praktyki i doświadczenia Asseco Poland.

APLIKACJE ZASILANIA REPOZYTORIUM

Zestaw aplikacji do skanowania jednostkowego (Asseco WebScan) i masowego (Asseco DocScan) – dostosowane do potrzeb obszaru zarządzania podróżami służbowymi.

Asseco Digital Mailroom (kancelaria elektroniczna) to system automatyzujący procesy związane z przetwarzaniem dokumentów przychodzących i wychodzących z organizacji.

 Podstawowe funkcje:

OBSŁUGA WIELU KANAŁÓW

System gromadzi dokumenty wpływające do organizacji różnymi kanałami np. poczta papierowa, poczta elektroniczna, fax, formularze elektroniczne, itp.

DYSTRYBUCJA DOKUMENTÓW

System dystrybuuje dokumenty do określonych jednostek organizacyjnych i osób z obsługą zastępstw i eskalacji.

PODEJMOWANIE DECYZJI

System aktywnie wspiera proces podejmowania decyzji poprzez implementację procesów biznesowych organizacji oraz dostarczenie właściwych informacji potrzebnych do jej podjęcia.

ŚLEDZENIE

System pozwala na całościowe śledzenie procesu obiegu dokumentów w organizacji.

 

AUTOMATYCZNA ORGANIZACJA

System automatycznie porządkuje repozytorium dokumentów oraz łączy dokumenty zapytań i odpowiedzi w relacje.

AUTOMATYCZNE NUMEROWANIE

System automatycznie numeruje dokumenty i sprawy zgodnie z regułami przyjętymi w organizacji, z obsługą wielu rozproszonych punktów rejestracji.

ODMIEJSCOWIENIE PRZETWARZANIA

System pozwala na odmiejsowienie pracy związanej z obsługą dokumentów poprzez całkowite zastąpienie papierowego dokumentu jego elektronicznym obrazem

 

ANALITYKA

System pozwala na dogłębną analizę przetwarzania dokumentów w organizacji dając tym samym pole do daleko idących optymalizacji.

ZARZĄDZANIE DOKUMENTAMI

System zarządza cyklem życia i retencją dokumentów.

 


 

Czym jest Asseco Digital Mailroom

 

REPOZYTORIUM DOKUMENTÓW

Repozytorium dokumentów elektronicznych dedykowane obsłudze korespondencji z klientami i kontrahentami.

SYSTEM OBSŁUGI PROCESÓW BIZNESOWYCH

System klasy Business Process Management (BPM) z kompletnym zestawem predefiniowanych procesów binzesowych, związanych z obsługą korespondencji, implementujący najlepsze praktyki i doświadczenia Asseco Poland.

APLIKACJE ZASILANIA REPOZYTORIUM

Zestaw aplikacji do skanowania jednostkowego (Asseco WebScan) i masowego (Asseco DocScan) – dostosowane do potrzeb obszaru obsługi koresondencji.

Warto przeczytać

Kontakt z obszarem rozwiązań ECM/BPM