Rozwiązania
System E-Billing - Rozliczanie Telefonów Pracowników
Aplikacja pozwala na rozliczenie kosztów prywatnych rozmów wykonywanych z firmowych telefonów komórkowych oraz stacjonarnych.
Korzyści wdrożenia
Dla pracodawcyZmniejszenie nakładów ponoszonych na telefonię komórkową, zapewnienie zgodności z przepisami podatkowymi oraz utrzymanie aktualnej bazy danych kontaktów z klientami (CRM). | Dla pracownikaZachowanie przejrzystego układu rozliczeń przy możliwości korzystania z jednego telefonu do rozmów prywatnych i służbowych. |
Funkcjonalność
Podstawowe zadania systemu:
- import danych z nadesłanych bilingów
- wysłanie powiadomienia e-mail do pracowników korzystających z firmowych telefonów
Zadaniem pracownika jest przyporządkowanie numerów do jednej z trzech kategorii:
- Telefon firmowy – numery, należące do tej kategorii, przypisywane są automatycznie przez system na podstawie firmowej bazy numerów. Jednak na wypadek sytuacji szczególnych – przykładowo, numer nowego pracownika - system umożliwia samodzielne zaklasyfikowanie numeru jako numer firmowy
- Telefon kontrahenta – grupa, obejmująca te numery telefonów, z którymi prowadzone są rozmowy służbowe. Definiując numer kontrahenta, pracownik jest proszony o podanie dodatkowych danych – nazwy firmy, danych kontaktowych rozmówcy
- Telefon prywatny – grupa, obejmująca telefony, z którymi prowadzone są rozmowy prywatne. Poza zdefiniowaniem numeru pracownik może wprowadzić dodatkowy opis, a także zastrzec prywatność wprowadzonych danych.
Osoba dysponująca szczególnymi uprawnieniami wykonuje czynności administracyjne:
- Generowanie raportów – raporty, dotyczące rozliczenia, zbiorcze zestawienie z podziałem na jednostki organizacyjne, raporty połączeń zagranicznych
- Edycja i porządkowanie bazy danych o numerach – aktualizacja i modyfikacja globalnej bazy danych, a w szczególnych przypadkach uzupełnianie wpisów indywidualnych w imieniu pracownika
Zalety systemu
Prosta koncepcja - funkcjonalność systemu koncentruje się na jednym obszarze – rozliczaniu rozmów pracowników. Dzięki temu system jest rozwiązaniem lekkim, nie wymaga dużych nakładów przy wdrożeniu modyfikacji firmowej infrastruktury IT. Dane wyjściowe mogą być przekazane do dowolnego systemu księgowego lub zarządczego. | Łatwa obsługa - Informacja raz wprowadzona do systemu jest zapamiętywana i używana w kolejnych rozliczeniach. Rozliczenie nie jest czasochłonne, a w przypadku powtarzalnej listy wybieranych numerów (np. co miesiąc duża liczba rozmów ze stałymi kontrahentami i rodziną) – sprowadza się do zatwierdzenia rozliczenia proponowanego przez system. |
Przepisy podatkowe - System pozwala na jednoznaczne wskazanie prowadzonych przez pracownika rozmów prywatnych i a następnie rozliczenie faktycznych kosztów. W ten sposób pracodawca unika skutków podatkowych, w tym konieczności odprowadzenia podatku oraz składek ZUS od limitu rozmów, wyznaczonego dla pracownika. | Bezpieczeństwo i ochrona prywatności - Dostęp do aplikacji jest chroniony szyfrowanym połączeniem oraz hasłem dostępu. Ponadto dla numerów prywatnych system nie wymaga podawania dodatkowych danych identyfikujących rozmówcę, a w przypadku oznaczenia numeru jako „zastrzeżony” – wprowadzony przez pracownika opis jest widoczny tylko dla niego. |
Współpraca z systemem CRM - system umożliwia integrację z systemem CRM. Dzięki temu numery telefonów kontrahentów znajdujące się w CRM będą dostępne w systemie E-Billing. | Jasno i precyzyjnie zdefiniowany cel systemu sprawia, że nie koliduje on z systemami do zarządzania organizacją. |