Elektrownia Skawina S.A. jest jednym z największych przedsiębiorstw na terenie Skawiny. Oprócz swojej podstawowej działalności, firma prowadzi tak że działalność zewnętrzną: usługi najmu sprzętu i pojazdów, stację kontroli pojazdów oraz Przyzakładową Przychodnię Zdrowia. Elektrownia do tej pory pracowała na oprogramowaniu lokalnej firmy. Aplikacje wdrożone przez małych, lokalnych dostawców posiadają zazwyczaj ograniczoną funkcjonalność, poza tym w świetle zmieniających się nieustannie technologii oraz wymagań prawnych ich dostosowanie jest długotrwałe i kosztowne.
Integracja poszczególnych funkcjonalności jest bądź żadna, bądź tylko podstawowe dane przechodzą płynnie pomiędzy modułami. Tak też było w przypadku Elektrowni Skawina. Zarząd firmy oczekiwał od swoich pracowników przygotowywania ściśle ukierunkowanych raportów i sprawozdań, które były niezbędne z punktu widzenia Inwestora – firmy CEZ. Uzyskanie niezbędnej sprawozdawczość wymagało od pracowników długich godzin na opracowanie i przedstawienie konkretnych danych. Dlatego też standaryzacja sprawozdawczości w Grupie stała się istotną przyczyną wyboru nowego rozwiązania informatycznego. Aby firma mogła prawidłowo funkcjonować, postanowiono, więc zainwestować w nowe rozwiązanie informatyczne, które powinno nie tylko zaspokoić potrzeby Inwestora, ale również podnieść pozycję konkurencyjną firmy na rynku energetycznym.
Skawina S.A. zajmuje się wytwarzaniem energii elektrycznej w skojarzeniu z ciepłem. Jest także dostawcą party technologicznej, wody pitnej oraz wody przemysłowej dla firm znajdujących się w Skawinie. Firma posiada sieć i węzły ciepłownicze, kotły parowe, turbozespoły o łącznej mocy 590 MW i hydrogenerator o mocy 1,6 MWe. Rocznie Skawina S.A. produkuje około 3 000 000 MWh energii elektrycznej. Przedsiębiorstwo zatrudnia ponad 490 pracowników. Jego głównym udziałowcem jest czeska spółka CEZ a.s., która jest notowana na Giełdzie Papierów Wartościowych.
Elektrownia Skawina S.A. brała pod uwagę zarówno międzynarodowe jak i polskie, bardzo duże rozwiązania informatyczne, służące kompleksowemu zarządzaniu przedsiębiorstwem, m.in. takie jak SAP, Microsoft Dynamics AX czy Impuls firmy BPSC. Proces wyboru przygotowany przez Elektrownię jednoznacznie wskazał na system Microsoft Dynamics AX i partnera wdrożeniowego firmę Asseco Poland. Bardzo ważnymi przesłankami jakie miał spełniać zarówno system jak i firma wdrożeniowa były:
- stabilna pozycja na rynku
- znajomość branży i problemów pojawiających się w energetyce
- doświadczenie w prowadzeniu tego typu projektów
- odpowiednie referencje, które przekładały się na zadowolenie klientów
Dodatkowo Elektrownia Skawina wraz z wdrożeniem systemu ERP, zdecydowała się wdrożyć specjalistyczne rozwiązanie do obsługi gospodarki remontowej. W związku z tym duże znaczenia przy wyborze systemu miał fakt, że obaj dostawcy (firma Eurotronic 2000 – dostawca systemu remontowego i Asseco Poland S.A.) byli w stanie zapewnić, kompletne i zintegrowane rozwiązanie. Dodatkowym elementem wdrożenia okazał się zintegrowany z Microsoft Dynamics AX autorski produkt firmy Asseco Poland: system Kom-Bok, obsługujący obieg dokumentów w firmie.
Na początku procesu wdrożenia wyznaczono Komitet Sterujący, który czuwał nad poprawnym zdefiniowaniem potrzeb Elektrowni. Jak się okazało standardowa funkcjonalność systemu ERP okazała się niewystarczająca i dlatego cały projekt wymagał bardzo indywidualnego podejścia, co wiązało się z koniecznością modyfikacji systemu. Jedną z niezbędnych zmian okazało się. dostosowanie i kontrolowanie budżetów, które powinno pozwalać efektywniej kontrolować wydatki firmy. Już na etapie składania zapotrzebowania na produkt następuje kontrola, czy złożone zapotrzebowanie jest zgodne z przyjętym budżetem, kontrolowany jest system zamówień zarówno wewnętrznych jak i zewnętrznych.
Następną istotną modyfikacją było wprowadzenie wieloetapowego mechanizmu rozliczenia kosztów, co z kolei przełożyło się na znaczną oszczędność czasu. Podczas informatyzacji przedsiębiorstwa, Asseco Poland zaimplementował również swoje autorskie rozwiązanie wspomagające obieg dokumentów – system Kom- Bok, który w istotny sposób uporządkował i wspomógł obieg faktur kosztowych w firmie. Założona funkcjonalność opracowana podczas analizy przedwdrożeniowej została w pełni osiągnięta. Asseco Poland, dzięki swojemu już ponad dwudziestoletniemu doświadczeniu oraz wertykalizacji Microsoft Dynamics AX z sukcesem zakończył wdrożenie systemu w Elektrowni Skawina S.A.. Całość procesu zakończyła się w zakładanym budżecie oraz terminie.
Wdrożenie zintegrowanej aplikacji znacznie wspomogło zarządzanie firmą. Dzięki Microsoft Dynamics AX zautomatyzowanych zostało większość powtarzalnych operacji, co z kolei wpłynęło na zwiększenie wydajności pracowników. Większość operacji wykonywanych jest przez system, natomiast pracownicy mogą się skupić na rozwiązywaniu strategicznych problemów, a nie tracić cenny czas na pracę operacyjną. Planowanie wydatków firmowych zdecydowanie wspomaga wdrożone narzędzie kontrolujące budżety poszczególnych komórek organizacyjnych. Wdrożenie Microsoft Dynamics AX wpłynęło również na szybszą obsługę Klientów, co jednocześnie przekłada się na lepszy wizerunek firmy.
Bardzo istotną korzyścią jest dostęp do kluczowych informacji w czasie rzeczywistym i przede wszystkim możliwość przygotowywania raportów zgodnych ze standardami Grupy. Dzięki dostosowaniu szeregu raportów dane są uporządkowane i przedstawione w sposób umożliwiający zdiagnozowanie aktualnej kondycji firmy. Pozytywnie zakończone wdrożenie oraz uzyskane korzyści skłoniły do wdrożenia systemu nie tylko kolejną z grupy firmę Elektrociepłownia Chorzów ELCHO, ale również spółkę matkę CEZ Polska Sp. z o.o.
