ENERGA-OPERATOR SA to jeden z największych dostawców energii elektrycznej w Polsce. Spółka należy do Grupy ENERGA, która według rankingu „Rzeczpospolitej” jest najcenniejszą firmą Pomorza i wiceliderem regionu pod względem przychodów, które szacowane są na ponad 6,5 mld zł. Udział spółki w rynku dystrybucji energii elektrycznej w Polsce to około 17 proc. Spółka działa w północnej i środkowej części kraju, dostarczając prąd do ponad 7 milionów Polaków oraz dla ponad 200 tys. klientów instytucjonalnych i biznesowych. Spółka zatrudnia ponad 6,7 tys. osób i dysponuje majątkiem trwałym o wartości około 6,7 mld zł. Misja firmy, wpisująca się w misję Grupy Energa, to: „Energa-Operator. Bezpieczny i niezawodny partner w domu i biznesie”. Spółka realizuje to przesłanie poprzez stały nacisk na poprawę obsługi klientów, w szczególności zapewnienie ciągłości zasilania, dzięki historycznie najwyższym nakładom inwestycyjnym oraz wdrażaniu innowacyjnych programów technologicznych.
Energa-Operator po połączeniu ośmiu Zakładów Energetycznych w Polsce północnej i środkowej stanęła przed niebagatelnym wyzwaniem konsolidacji rozproszonej i niejednorodnej architektury informatycznej. Jedną z inicjatyw było wdrożenie systemu Human Capital Management (HCM) firmy SAP, ujednolicające gospodarkę kadrowo-płacową w ramach koncernu. Niezbędne było wówczas zbudowanie jednorodnego rozwiązania zapewniającego zasilanie tego systemu danymi związanymi z czasem pracy i dodatkami pracowników. Wiele istniejących wówczas rozwiązań powodowało rozproszenie danych, trudności w ich jednolitym zarządzaniu i kontroli. Dodatkowym wyzwaniem była konsolidacja bazy zleceń i związana z tym dekretacja kosztów, raportowanie oraz wprowadzenie nowych procedur rejestracji, weryfikacji oraz migracji danych do nowego systemu. W tej sytuacji niezbędnym było wprowadzenie nowego rozwiązania zapewniającego spójny dostęp do danych i możliwości ich rejestracji.
Projekt zakładał wdrożenie aplikacji Karta Pracy elastycznie dopasowanej do potrzeb klienta, która umożliwi szybką, a zarazem dokładną, rejestrację danych o czasie pracy pracownikom czterech Oddziałów Energii-Operator w pierwszej fazie oraz kolejnych pięciu w drugiej. Moduł rejestracji czasu pracy ściśle współpracuje z systemem SAP HCM i przechowuje tam swoje dane. Prezentowane harmonogramy, czas pracy, nadgodziny, limity nieobecności i inne dane kadrowe są na bieżąco pobierane z systemu. Aplikacja samodzielnie klasyfikuje dodatki do nadgodzin i czasu pracy na podstawie umów zbiorowych, wystąpienia doby pracowniczej, kalendarza zakładowego i innych wymaganych reguł. Za pomocą rozliczenia nadgodzin rejestrator czasu pracy ma możliwość zapłaty lub udzielenia pracownikowi wolnego za pracę w nadgodzinach, w dni wolne od pracy oraz wynikające z przekroczeń odpoczynków. Karta została wyposażona w szereg elementów kontrolnych uniemożliwiających lub ostrzegających o rejestracji czasu pracy niezgodnie z Kodeksem Pracy lub obowiązującymi w przedsiębiorstwie regułami.
Dzięki rejestracji czasu pracy na miejsca powstawania kosztów oraz zlecenia, nośniki kosztów wiernie odwzorowują rzeczywistość i służą do celów kontrolingowych. Dane są wprowadzane w ujęciu miesięcznym, z zachowaniem zasad obowiązujących w trakcie trwania okresu rozliczeniowego. W ściśle ustalonych terminach następuje zamknięcie kart po wykonaniu obligatoryjnej kontroli danych. Następnie po ostatecznej akceptacji składniki płacowe są migrowane na struktury systemu SAP HCM i stanowią podstawę do wypłaty oraz rozliczenia kosztów. Aplikację uzupełnia moduł raportowy dających szerokie możliwości analizy przetwarzanych danych.
Kluczowe korzyści
Dzięki wdrożeniu Karty Pracy każdy rejestrator może szybko i wygodnie wprowadzać dane o czasie pracy przez przeglądarkę internetową. Takie rozwiązanie cechuje niezależność od środowiska uruchomienia oraz łatwość instalacji. Podstawową zaletą tego rozwiązania jest zastąpienie pracochłonnych oraz mało przyjaznych użytkownikowi końcowemu transakcji w SAP do wprowadzania danych o harmonogramach, nieobecnościach, dyżurach i nadgodzinach, wygodnym i intuicyjnym narzędziem dostosowanym do specyficznych potrzeb klienta. Podczas formułowania koncepcji biznesowej, na podstawie istniejącego prawa oraz wewnętrznych umów zostało sformułowanych szereg zasad wprowadzania danych i naliczania dodatków. Na ich podstawie zdefiniowano reguły kontroli i informowania pracowników o poprawności i jakości wprowadzanych danych. Tam, gdzie było to możliwe wprowadzone zostały mechanizmy automatycznej klasyfikacji czasu pracy i generowania związanych z nimi składników płacowych. Dzięki temu znacznie skrócił się czas wymagany na wprowadzanie danych o czasie pracy oraz ich jakość.
Dzięki wprowadzeniu jednolitego rozwiązania dla wszystkich Zakładów Energetycznych koncern uzyskał możliwość centralnej administracji regułami wprowadzania danych oraz ich kontroli. Wykorzystanie bazy danych systemu SAP HCM umożliwia wygodny dostęp do struktur danych i możliwość tworzenia dodatkowych raportów bez potrzeby budowania nowych interfejsów do innych systemów.
