Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach to jeden z największych podmiotów tego typu w kraju, który posiada rozbudowaną, skomplikowaną strukturę. Jednostka o rocznym budżecie ponad 100 mln zł zatrudnia blisko 1,5 tys. pracowników i dysponuje trzema zintegrowanymi dyspozytorniami (w Katowicach, Gliwicach i Jastrzębiu).
Placówka realizuje usługi na obszarze 4,3 tys. km² dla ponad 2,6 mln mieszkańców regionu. Jej ratownicy użytkują 85 karetek, podejmując rocznie blisko 180 tysięcy interwencji.
Złożoność organizacji i zadań stanowi duże wyzwanie dla zarządzających, generuje wysokie koszty, mnóstwo informacji i dokumentów do przetworzenia. Informatyzację podjęto w celu usprawnienia procesów zarządzania, w tym obiegu dokumentów, administrowania informacją i czasem pracy oraz ograniczenia kosztów. Musiała objąć zarówno sferę administracji, jak i usług medycznych.
Pogotowie ratunkowe to skomplikowany organizm, w którym wiele zależy od koordynacji, nadzoru i planowania. Musimy dobrze zarządzać personelem, flotą karetek, lekami, sprzętem, środkami medycznymi, właściwie reagować na zgłoszenia i kierować pacjentów do odpowiednich placówek. Informatyzacja tylko fragmentów naszej aktywności nie miała większego wpływu na jakość obsługi. Dopiero system zintegrowany sprawił, że staliśmy się nowoczesnym, sprawnym, skoordynowanym organizmem realizującym usługi na najwyższym poziomie.
Artur Borowicz, dyrektor Wojewódzkiego Pogotowia Ratunkowego w Katowicach
Rozpoczęte w 2009 r. wdrożenie miało charakter kompleksowy i obejmowało wszystkie obszary działalności klienta. Najważniejsze założenia wykonano w ciągu dwóch lat, następnie rozbudowywano możliwości aplikacji i dodawano nowe funkcjonalności. Zespół blisko 30 specjalistów realizował projekt elastycznie, na bieżąco reagując na zapotrzebowanie i sugestie klienta. Priorytetem było zapewnienie maksymalnego dostosowania rozwiązań do potrzeb zamawiającego oraz realizacja jego założeń i celów organizacyjnych.
Dzięki dobremu zaplanowaniu prac, podziałowi projektu na etapy oraz instalacji kolejno poszczególnych modułów, placówka przez cały czas działała sprawnie i efektywnie. Budowa systemu zintegrowanego obejmowała wdrożenie aplikacji centralnych i dziedzinowych pod klucz, dostawę pełnej infrastruktury sprzętowej oraz konfigurację sieci.
Mieliśmy nie lada problem z wyborem koncepcji informatyzacji. Próby fragmentarycznych rozwiązań kończyły się fiaskiem, a na rynku nie było gotowego systemu czy wzorca pasującego do naszej organizacji. Na szczęście konsorcjum Asseco-COIG poradziło sobie wzorowo, tworząc kompleksowe oprogramowanie pod klucz.
Robert Haberko
zastępca dyrektora ds. administracji i eksploatacji, WPR w Katowicach.
Kluczowe korzyści
Inwestycja zwróciła się już po trzech latach, pozwalając na uporządkowanie wielu sfer w działalności pogotowia. Osiągnięto redukcję rocznych kosztów funkcjonowania o blisko 1,8 mln zł. Zastosowane rozwiązania umożliwiły kontrolę kosztów, ocenę efektywności, szczegółową ewidencję wykorzystywanych materiałów i sprzętu, podniesienie kwalifikacji pracowników w zakresie obsługi i procedur. Usprawniono zarządzanie placówką, zatrudnianie, planowanie dyżurów, gospodarkę lekami, sprzętem, zakupami oraz usługami zewnętrznymi.
Wdrożenie dedykowanego, zintegrowanego systemu sprawiło, że moduły wykorzystywane w różnych dyspozytorniach/działach pogotowia wymieniają się danymi. Dzięki temu wystarczy raz wprowadzić dane - wcześniej wpisywano je wielokrotnie, co było jednym z głównych zdefiniowanych przez kierownictwo problemów.
Cyfryzacja informacji pozwoliła na znaczące usprawnienie obiegu dokumentów i poprawę zarządzania czasem pracy pracowników – czas poświęcany na przenoszenie papierowej dokumentacji zredukowano nawet o 70 proc. przyczyniła się też do:
- zapewnienia kierownictwu szybkiego dostępu do danych i informacji;
- optymalizacji zarządzania, kontroli, planowania, zakupów;
- usprawnienia komunikacji wewnętrznej i zewnętrznej;
- podniesienia poziomu bezpieczeństwa danych.
Przy wypadkach, atakach i sytuacjach zagrożenia życia kluczowe jest jak najszybsze podjęcie czynności ratunkowych, właściwa diagnoza i skierowanie do odpowiedniej placówki medycznej. Wdrożony system poprawił naszą sprawność we wszystkich tych aspektach i wielu innych. Mamy rozwiązanie na światowym poziomie.
Zintegrowany system informatyczny ułatwia prowadzenie wszelkich ewidencji, dostęp do danych, generowanie sprawozdań, ocenę efektywności pracy i jakości usług. Wojewódzkie Pogotowie Ratunkowe w Katowicach jest doskonale przygotowane do dalszej informatyzacji, która jest niezbędnym elementem nowoczesnej opieki medycznej.
