Klient

Podkarpacki Bank Spółdzielczy posiada obecnie około stu placówek zlokalizowanych na terenie całej Polski. Ponad 140-letnia, bogata w doświadczenia historia banku sprawia, że PBS Bank jest uniwersalną i nowoczesną instytucją finansową, należącą do czołówki polskich banków spółdzielczych.

Wyzwanie
Rozwiązanie

Skala działalności PBS Banku w Sanoku, rozbudowana struktura oraz liczba zadań kontrolnych, wykonywanych przez działy kontroli wewnętrznej oraz audytu, wymagały wsparcia odpowiednim narzędziem informatycznym. Istotne były również rosnące wymagania stawiane przez KNF w zakresie wykonywania kontroli wewnętrznej oraz dążenie banku do usystematyzowania tych działań. Oznaczało to wprowadzenie standaryzacji i podejścia procesowego, które podniosły jakość wykonywanych zadań.

Poszukiwania odpowiedniego partnera technologicznego rozpoczęto od wyodrębnienia najistotniejszych wymagań. Ich spełnienie stanowiło warunek rozpoczęcia współpracy. Powołany zespół postawił przed dostawcami konkretne wymagania funkcjonalne przyszłego rozwiązania, takie jak:

  • Zapewnienie zgodności procesów kontrolnych z narzuconymi na bank regulacjami, m.in. rekomendacja H
  • Ujednolicenie procesów kontrolnych realizowanych przez bank – standard metodyki, nazewnictwa, zasad, dokumentów, raportów
  • Udokumentowanie zadań prowadzonych przez kontrolerów, audytorów i archiwizacja dokumentacji w jednym miejscu
  • Optymalizacja zadań przygotowawczych do kontroli zewnętrznych
  • Usprawnienie przepływu informacji nt. zleceń i podejmowanych w banku działań doskonalących
  • Odpowiednie zabezpieczenie tajemnicy bankowej zgromadzonej w ramach dokumentacji pokontrolnej i zarządzanie uprawnieniami;
  • Optymalizacja pracy służb kontrolnych – skierowanie działań audytorów na usprawnienie procesów i realizację celów banku, a nie na konstruowanie procesów i dokumentów kontrolnych
  • Usprawnienie zarządzania narastającą liczbą działań pokontrolnych wynikającą z zaleceń pochodzących z różnych poziomów kontroli banków.

Na podstawie analizy rynku pod kątem dostawców, oferujących rozwiązania dedykowane dla sektora spółdzielczego, Podkarpacki Bank Spółdzielczy w Sanoku wybrał autorski system Asseco Poland – Asseco Audit Planning and Management System (Asseco APMS), rozwiązanie spełniające wszystkie stawiane przez bank wymagania.

Asseco APMS umożliwia generowanie rocznych bądź kilkuletnich planów kontroli, obejmujących wiele obszarów. System pozwala na zaplanowanie kontroli w oparciu o ocenę ryzyka, wyznaczenie terminów, składu zespołu audytorów, określenie szczegółowego zakresu obejmującego zarówno procesy, jak i komórki organizacyjne, przygotowanie testów oraz udokumentowanie realizacji kontroli i zarchiwizowanie dokumentacji roboczej. Rozwiązanie służy także do generowania raportów z przeprowadzonych kontroli oraz monitorowania realizacji działań korekcyjnych poprzez automatyczne rozsyłanie maili do osób odpowiedzialnych o zbliżających się czy przekroczonych terminach. Ponadto umożliwia przypisywanie użytkownikom ról, a także generowanie i eksportowanie do arkusza kalkulacyjnego różnych raportów.

Wdrożenie trwało od końca września do końca grudnia 2015 r. i pracowało przy nim łącznie 11 osób. Prace przebiegały zgodnie z harmonogramem, etapowo weryfikowanym i zatwierdzanym przez Komitet Sterujący Projektu, któremu przewodniczył Pełnomocnik Zarządu PBS.

Korzyści dla klienta

Asseco APMS automatyzuje działania w zakresie planowania, harmonogramowania i monitoringu działań pokontrolnych.

Szczególnie istotną dla banku funkcjonalnością jest możliwość obsługi kilku poziomów kontroli za pomocą jednego systemu, odseparowanie uprawnień na po- ziomie poszczególnych departamentów realizujących kontrolę funkcjonalną, a także zróżnicowanie przydzielonych funkcjonalności do zadań realizowanych przez poszczególne komórki. Istotną korzyścią, płynącą z wdrożenia Asseco APMS jest możliwość modyfikacji i dostosowania do zmieniających się potrzeb banku oraz współpracy z posiadanymi przez niego systemami.